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Kommunikation in einem Team - was dich weiter bringt

Wenn man in einem Team zusammenarbeitet ist ja eins das wichtigste, nämlich die Kommunikation untereinander. Durch fehlende oder falsche Kommunikation kann alles zum Stillstand kommen. Es entstehen Missverständnisse, Enttäuschungen oder auch falsche Erwartungshaltungen. Kurzum, ich würde eine gute, und auf die Achtung des Gegenübers basierende, Kommunikation als das Wichtigste in der Zusammenarbeit eines Teams beschreiben.

Heutzutage haben wir unendliche Möglichkeiten um miteinander zu kommunizieren. Die digitale Welt legt uns alles zu Füßen, vom einfachen Anruf über den momentan viel genutzten Video Call bis hin zum persönlichen Treffen in der Realität!

Aber oft beobachte ich in meinem Umfeld dass wir nur die, meiner Meinung nach, sehr eingeschränkte Art der “Textnachricht” in Form von Instant Messengern benutzen. Ich empfinde das als eine Art “Rückschritt” in der Kommunikation.

Warum wir mehr AN unseren gemeinsamen Themen kommunizieren sollten als ÜBER!


DEFINITION

Bevor ich über meine priorisierte Art der Kommunikation sprechen möchte, um diese dann auch anschließend einordnen zu können, möchte ich erstmal definieren was eine Team Kommunikation überhaupt ausmacht:

  • Ein gemeinsames Ziel

Wichtig ist ein gemeinsames Ziel zu definieren. Klingt logisch, aber die wenigsten Teams nehmen sich die Zeit um das konkret auszuarbeiten und vor allen Dingen schriftlich festzuhalten. Das aber hilft ungemein um in eine gemeinsame Richtung zu “laufen” und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

  • Klare Aufgabenverteilung

Ist das Ziel definiert sollten die daraus resultierenden Aufgaben innerhalb des Teams für jedes Mitglied klar verteilt sein. Denn nur wer genau seine Aufgabe kennt, kann auch produktiv fürs Team arbeiten und nach innen und außen richtig kommunizieren.

  • Jour Fixe/ Wiederholende Meetings

Gefühlt sind wiederkehrende Termine, zu denen man sich trifft und untereinander austauscht, sehr wichtig! Das führt zu einer strukturierten Kommunikation und dem ständigen Abgleich über Ist/ Soll und darüber was innerhalb des Teams passiert. Außerdem stärkt es auch das “Wir”-Gefühl wenn man sich mit den anderen regelmäßig trifft und sieht dass es auch bei allen anderen im Team “vorangeht”!


DIE 5 WICHTIGSTEN REGELN

Wenn du als Leiter oder einfaches Mitglied eines Teams folgende Regeln beachtest wirst du merken wie untereinander alles freundlicher, produktiver und optimierter wird:

    1. Lösungsorientiert

    Ein positives Mindset solltest du nicht nur privat haben, sondern auch im Arbeitsalltag hilft es dir bei der Kommunikation innerhalb deines Teams. Vergiss den Ansatz immer Recht haben zu wollen, sondern orientiere dich stets an einem guten Ergebnis fürs Team! Das ist sicher manchmal nicht einfach, aber du solltest persönliche Ideen und Ziele stets denen des Teams unterordnen.

    2. Flurfunk

    Der berühmte “Flurfunk” ist nichts anderes als das Lästern über deine Kollegen. Vermeide das einfach. Wenn dich an jemandem was stört, sprich es an und versuche es mit einem direkten Gespräch aus dem Weg zu schaffen. Nur so schaffst du ein gutes Klima untereinander. Reden über jemanden schafft nur Unmut auf allen Seiten!

    3. Feedback

    Gebe immer Rückmeldung zu allem was deine Kollegen so machen. Positives wie negatives Feedback motiviert einfach und lässt dein Gegenüber nicht alleine im Regen stehen! Es hilft einzuordnen wie andere deine Arbeit sehen. Ein gutes Werkzeug um das “Wir”-Gefühl zu stärken.

    4. Gerüchte

    Niemals Unwahrheiten oder Gerüchte verbreiten oder schüren. Das ist Gift für ein Team. Beteilige dich nicht daran und hilf dabei sie aus dem Weg zu schaffen. Meist basieren Gerüchte auf Vorurteilen und können nur durch besseres Kennenlernen des Gegenübers zu nichte gemacht werden!

    5. Keine Kritik in schriftlicher Form

    Unabhängig ob es positive oder negative Kritik an einem Teamkollegen ist. Mache das einfach nie in schriftlicher Form! Da du keine direkte Rückkopplung zu deiner getätigten Aussage bekommst und du damit auch nicht direkt auf das Gegenüber reagieren kannst schlägt dieser Ansatz immer Fehl, glaub es mir. Er führt zu Missverständnissen und Unmut und hilft beiden Seiten überhaupt nicht dabei ein positives Mindset zu behalten.


KONTEXTBASIERTE KOMMUNIKATION

Wenn du mit deinem Team für viele Kunden und gleichzeitig eben an sehr vielen Aufträgen und Projekten arbeitest, dann ist die kontextbasierte Kommunikation genau das richtige Mittel der Wahl, denn sie löst die bekannten Probleme herkömmlicher Kommunikation: Wenn du deine Kommunikation so breit aufstellst dass du auf viele Tools und Apps, wie Mails, Instant Messenger, Social Plattformen usw. zurück greifst, wirst du unweigerlich irgendwann auf das Problem stoßen dass du deine Informationen nicht mehr findest. Das ist das größte Problem! Und hier haben wir den Aspekt von Archivierung und Ablage deiner Projekte und Aufträge noch gar nicht angesprochen...

Nutzt du aber ein System, in dem du im Idealfall mit deinem gesamten Team und vielleicht auch mit ausgewählten Kunden direkt an deinen Themen kommunizierst löst du dieses Problem einfach. Denn zum Thema oder dem Projekt „xy“ befinden sich dann alle Dokumente (Töne, Bilder, Filme) an einem Ort. Im Idealfall bindest du sogar deine externen eMails zu diesem Thema hier ein und alle können Entscheidungen und Schritte direkt und auch nach längerer Zeit perfekt nachvollziehen! Das führt am Ende zu etwas ganz elementar wichtigem innerhalb deines Teams:

Durch die Einführung kontextbasierter Kommunikation stoppst du sofort den Austausch von Dateien und Informationen zwischen deinen Teammitgliedern! Die „no-mail-policy“ ist geboren.


KEINE „NEBENSCHAUPLÄTZE“ AUFMACHEN

Hast du dich mit deinem Team darauf verständigt ab sofort so zu kommunizieren, dann gibt es eine ganz wichtige Regel, die alle beachten müssen:

Mach keinesfalls neben deinem Haupt-Tool der kontextbasierten Kommunikation einen Nebenschauplatz auf!

Was bedeutet das? Du solltest davon absehen eine „schnelle“ Klärung von Angelegenheiten, die deine Projekte betreffen, in Chat Programmen wie WhatsApp, Signal, Nachrichten, fb Messenger, etc auszulagern.

Das führt nur dazu dass du deine Kommunikationsregel verwässerst und unnötigen Stress produzierst.

Weiterhin läufst du in das, bereits weiter oben schon angesprochene, Problem der kompletten Archivierung. Eine Kommunikation in einem Messenger findet seinen Weg nicht ins Archiv oder Backup und später kann keiner mehr eine Entscheidung oder einen Schritt nachvollziehen.

Das Problem haben auch schon große Konzerne erkannt und blocken oder verbieten Instant Messenger Tools wie Slack etc.

Wenn du nicht in deinem Haupt-Tool kommunizieren möchtest, sondern schnelle Klärung suchst, dann telefoniere oder weich auf einen Online Call in Zoom/ FaceTime aus!


ZUSAMMENFASSUNG

Halten wir also fest: Für eine ausgewogene, optimierte und anwenderfreundliche Kommunikation innerhalb deines Teams ist die kontextbasierte Kommunikation meine priorisierte Wahl!

CRM oder Kanban Tools wie Trello oder MeisterTask sind solche Tools, die dir die Ruhe und die Übersicht zurück in deinen Arbeitsalltag bringen. Sie machen den Kopf frei und helfen Dir deine Ziele zu verfolgen und neue Strategien auszuarbeiten!

Möchtest du direkt eintauchen in das Arbeiten mit MeisterTask? Dann klick Dich hier direkt zu meinem MeisterTask Kurs und lass Dir mit meiner Einführung und meinen Tipps vom Start an helfen.

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