Tools für die Projektplanung – Was hilft einem Team bei der Zusammenarbeit?

Wenn man in einem Team, dass sind mindestens zwei oder mehr Beteiligte, zusammen an einem Projekt arbeitet, gibt es einige Schwierigkeiten, die es zu bewältigen gibt. Das sind auf der einen Seite die Abläufe und Meilensteine innerhalb einer Projektplanung, die es zu definieren gilt und auf der anderen Seite die effiziente Nutzung von Apps und Tools, auf die man gemeinsam zurückgreifen kann. Zu den Abläufen habe ich schonmal in einem früheren Artikel „Projekte planen im Team - Welche Fragen sind zu berücksichtigen?“ versucht aufzulisten wie man eine Projektplanung so angeht. Auf die Apps und Tools, die einem dabei helfen können, möchte ich hier mal näher eingehen. Ich habe hier nicht den Anspruch eine komplette Marktübersicht zu präsentieren, sondern möchte lediglich zeigen wie ich mich mit meinem Team in Projekten organisiere. Und das mit dem Hauptaugenmerk auf die Apple Welt mit ihre iOS und MacOS basierten Endgeräten.   


HAUPTTOOL FÜR PROJEKTPLANUNG

Inspiriert vom „Selbstmanagement-Guru“ Lars Bobach und dem „Zeitmanager“ Benjamin Floer nutze ich seit über einem Jahr die Software MeisterTask in der Business Variante. Es ist so eine Art „Trello“ auf Stereoiden und vor allen Dingen in „schön“! Trello ist wohl das bekannteste Tool dass auf der „Kanban“-Methode basiert. Kanban ist eine Methode, die schon Ende der 40er Jahre bei Toyota entwickelt wurde. Grund dafür war die ungenügende Produktivität gegenüber den Mitbewerbern. Es ersetzte die Produktionssteuerung und lieferte eine sehr kurzfristige Disposition innerhalb der Lagerlogistik. Übrig geblieben von dem komplexen System sind hier eigentlich nur die „Karten“, die entweder physikalisch oder virtuell innerhalb einer App auf einem Board von Spalte zu Spalte verschoben werden. Die Spalten können hierbei frei definiert werden und bilden im Normalfall das komplette Projekt ab von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung oder Archivierung. Trello ist eine rein web-optimierte Anwendung, die es ermöglicht mit den anderen Mitgliedern des Boards Listen zu erstellen, die wiederum mit Checklisten, Anhängen und Terminen versehen werden können. Hast du Dir Trello schonmal angesehen und war es dir zu begrenzt und angestaubt? Dann ist MeisterTask das richtige Tool für dich. Da wo Trello aufhört setzt MeisterTask nochmal einen drauf sowohl im Funktionsumfang als auch von der gesamten User Erfahrung: 


 - OPTIK
Es ist super modern und man kann gegenüber Trello nicht nur einfarbige Hintergründe nutzen, sondern einfach eigene Bilder hochladen, die das Board aufwerten. 

- ZEITAUSWERTUNG
Nicht ganz uninteressant ist das Feature, dass du für jede Karte innerhalb eines Boards die Zeit messen kannst, so dass du und dein Team kontrollieren kannst wie lange du für etwas gebraucht hast. 

 - AUTOMATISIERUNG
Sogenannte „Section Actions“ lassen dich bestimmte Abläufe automatisieren. Du verschiebst eine Karte von einer Spalte in die nächste und automatisch wird eine bestimmte Funktion ausgelöst. 

 - ANBINDUNG
Es gibt zahlreiche Tools mit denen sich MeisterTask verbinden lässt und es so noch umfangreicher nutzen lässt.   


NEBENSCHAUPLÄTZE

Weiterhin nutzen wir, neben unserem Haupttool MeisterTask gemeinsam im Team folgende weitere Tools: 

EVERNOTE
Die „Notiz“-App mit dem Elefanten im Logo ist mein digitales Archiv. Hier landet alles was ich irgendwie archivieren und irgendwann nochmal auffinden muss. Es ist sozusagen meine digitale Ablage. Bei Bedarf kann ich hieraus Informationen für mein Team weitergeben. -

TODOIST

Eine „Getting Things Done“ App, die mir hilft im alltäglichen ToDo-Dschungel die Übersicht zu bewahren. Es können auch ToDos im Team delegiert werden.

GOOGLE DRIVE/ APPLE ICLOUD

Schreibe oder arbeite ich mit anderen an Texten so hilft mir hierbei immer Google Drive oder die Apple iCloud. Dazu habe ich schonmal etwas in einem früheren Artikel geschrieben.

GOODNOTES

In Kombination mit einem iPad Pro ist GoodNotes mein digitaler Notizblock. - INHOUSE FTP SERVER Alles was ich Kunden, Partnern oder Mitarbeitern an größeren Daten zur Verfügung stelle läuft über unseren eigenen InHouse Server. Auch hierzu habe ich schonmal in einem früheren Artikel geschrieben.     


ZUSAMMENFASSUNG

Mit diesen Tools behalte ich die Übersicht in meinem Projektalltag. Es ist ein gutes Gefühl das gesamte Team immer auf dem aktuellen Informationsstand zu halten. Alle die mit uns zusammenarbeiten sind mehr als begeistert von unserer gesamten Struktur, die wir bei der Projektabwicklung einsetzen. Hast du Fragen dazu oder möchtest Du deine Apps vorstellen. Rein damit in die Kommentare hier unter den Artikel!   


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