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Backup Strategien im Tonstudio – Wie man Daten sichert

Jeder kennt diese Situation, der Computer verweigert plötzlich, ohne jede Ankündigung, die Zusammenarbeit – er startet nicht mehr. Irgendeine seltsame Fehlermeldung verhagelt einem den Tag und das Ergebnis davon ist, dass man schlussendlich nicht mehr an seine Daten kommt. Die letzte Sicherung, das Backup, ist Monate, wenn nicht sogar schon Jahre her…
Jetzt denken sich die meisten, naja, ich habe keine so wichtigen Daten, dass das irgendwie schlimm wäre wenn sie nicht mehr da sind. Fängt man aber mal an darüber nachzudenken fallen einem schon so einige Dinge ein, die man vielleicht wieder haben möchte: Fotos vom letzten Familienurlaub, die Rechnung vom letzten Online Einkauf, Notizen über ein Gespräch, und sicher so einiges mehr.
Wir speichern hier bei uns im Tonstudio nicht nur unsere Daten, sondern auch die sensiblen Daten unserer Kunden. Daten aus kreativen Prozessen, die man nicht mal so eben neu herstellen oder um die Ecke neu besorgen kann: Daten von Sprachaufnahmen, Aufnahmen von Instrumenten und Gesang, sowie Daten unserer gesamten Kommunikation (eMail, Dokumente, etc.).
Spätestens nach einem solchen Zwischenfall, bei dem alle Daten weg sind weil eine Wiederherstellung wirtschaftlich gesehen in keinem Verhältnis mehr steht, installiert man vielleicht ein neues System mit guten Vorsätzen wie an Sylvester. “Ab sofort mache ich immer eine Datensicherung!” Wie bei den Vorsätzen zum Jahreswechsel halten die gut gemeinten Vorsätze aber meist nicht lange und deshalb hilft hier nur eine konkrete “Backup”-Planung.

 

WAS SOLL MIT EINEM BACKUP ERREICHT WERDEN

Das Ziel ist Dateien, die man selbst erzeugt hat, zu schützen. Dazu gehören eMails samt Anhängen, Office Dokumente, Fotos, Ton- und Filmdateien sowie Einstellungen des Betriebssystems oder von Anwendungssoftware.
Zu schnell hat mat sich selbst einmal eine Datei überschrieben, die eigentlich noch benötigt wurde. Wer kennt das nicht, man öffnet eine alte Datei als Vorlage, ändert ein paar Dinge und speichert nicht unter neuem Namen, sondern überschreibt sie aus Versehen. Die urspüngliche Datei ist damit gelöscht, einfach unwiederbringbar.
Irgendwann wird jede Festplatte zu klein und deswegen löscht man gerne einfach mal die ältesten Daten. Es gibt aber immer die Situation, in der man sich auf die Suche nach genau diesen Daten macht.
Ein Neukauf, ein Update des Betriebssystems oder eine Hardware Reparatur bringen den Rechner wieder in den Auslieferungszustand. Auch dann möchte man gerne seine bisher angefallenen Daten wieder, wie gewohnt, im Zugriff haben. Es ist sogar möglich mit einem sogenannten “Clone” die gesamte Platte eines Computers abzubilden und wiederherzustellen. Auch äußere Einflüsse können zum Datenverlust führen. So sind Daten vor einem Unwetter oder einem Brand nicht geschützt. Gerade mobile Geräte wie Laptops oder Tablets sind höher gefährdet, da sie nicht an einem Ort verweilen, sondern durch die Gegend getragen werden.
Fassen wir also zusammen, wovor sollen Daten geschützt werden:
Vor Fehler in der Software oder in der Anwendung, vor dem Ausfall von Hardware und vor äußeren Einflüssen. Alles kann dafür sorgen, dass Daten nicht mehr zugänglich sind!

 

WELCHE HARDWARE WIRD BENÖTIGT

Im Idealfall sollte das Backup auf mehreren Datenspeichern parallel erfolgen. Eine zuverlässige Lösung stellt ein sogenanntes NAS (Network Area Storage) dar. Dies ist ein kleiner, stromsparenden Server, der im lokalen Netzwerk eine oder mehrere Festplatten bereitstellen kann. Konfigurierbar ist ein NAS ähnlich wie ein Router, einfach via Browser. Möchte man hier schonmal eine gute Ausfallsicherheit erreichen empfiehlt sich ein NAS mit einem Raid Array, ein Zusammenschluss von mindestens zwei Festplatten. Hier können die Daten redundant und/ oder auf Geschwindigkeit optimiert gespeichert werden. Ein NAS ist sehr günstig in der Anschaffung und in der Unterhaltung weil es sehr wenig Strom verbraucht.
Alternativ kann man anstatt einem NAS natürlich einen File Server nutzen, der neben der Bereitstellung von Daten auch noch andere Dienste übernehmen kann. Die Anschaffungs- und Unterhaltskosten sind wesentlich höher.
Möchte man diesen Datenspeicher noch vor Stromschwankungen oder Stromausfall schützen ist die Installation einer USV empfehlenswert.
Wir haben hier im Studio eine Kombination aus beidem: Einen Server an dem ein NAS via Glasfaser mit 8 Festplatten im Raid Verbund angehangen ist.
Zusätzlich sollte man für jeden Client im Netzwerk noch ein Backup (Clone) auf einer mobilen 2,5” Festplatte durchführen. Somit hat man mal immer schnell die Möglichkeit einen neuen Rechner mit dem kompletten, alten Betriebssystem zu booten. Schon oft genutzt.
Sicherheitshalber sollte man die Festplatten die 24h an 7 Tagen die Woche im Dauerbetrieb laufen nach 3 Jahren austauschen, um einem Ausfall vorzubeugen.
Alle Daten vom Server sollten dann noch auf Bändern für die “Ewigkeit” gesichert werden und vor allen Dingen an einem anderen Standort gelagert werden.
Alternativ kann man natürlich ausschließlich oder zusätzlich auch auf einer Cloudlösung sein Backup ausführen. Das kann, wenn man keine großen Datenmengen sichern möchte, durchaus auch eine Lösung sein!

 

SOFTWARE VS TURNSCHUH

Jedes Backup, das per Hand gestartet werden muss wird auf die Dauer nicht zuverlässig und dauerhaft ausgeführt werden. Früher oder später wird jedes “Turnschuh-Backup” nicht mehr gemacht werden, weil es einfach vergessen wird.
Deswegen sollte Software eingesetzt werden, die sich um die Datensicherung “von selbst” im Hintergrund kümmert. Einmal eingerichtet braucht man sich keine Gedanken mehr um sein Backup zu machen.
Wir setzen in unserem MacOS basierten Netzwerk teils auf rsync, oder auch Time Machine genannt, für die Sicherung der Boot Partitionen aller Clients und teils auf die Backup Software “Carbon Copy Clone”, die sich die Daten von den jeweiligen Computern selbstständig und zu festen Zeiten “abholt”.
Ausserdem hält eine Cloud Lösung die Daten auf unseren Tablets synchron und führt ein regelmäßiges Backup aus.

 

ZUSAMMENFASSUNG

Es gibt zwei Bereiche, die vorher klar abgesteckt sein sollten bevor man blind mit dem Kopieren von Daten startet. Das ist auf der einen Seite die nötige Hardware und auf der anderen Seite die richtige Software. Beides im Einklang garantiert ein Backup, auf das man sich verlassen kann und das einem die Sicherheit gibt niemals einen Datenverlust zu erfahren.
Was ist wichtig:
– Spezielle Hardware für das Backup anschaffen
– Keine manuellen Backups (Turnschuh-Backups) – Software mit Backup Plan einrichten
– Zwei Standorte für BU Datenspeicher oder Cloud – Austausch von Festplatten nach 3 Jahren

 

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