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Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten – Die 3 besten Tools

Du bist Autor, Blogger, Musiker oder Werbetexter. Auf jeden Fall schreibst du Texte und verfeinerst sie im Team oder du lässt sie von einem Redakteur redigieren.
In einem Team gemeinsam Texte zu verfassen kann eine schwierige Herausforderung sein. Zumal wenn man räumlich voneinander getrennt arbeiten muss. Denn am angenehmsten und sicherlich am effektivsten arbeitet man im Team natürlich am gleichen Ort. Gilt es aber einen großen Abstand zu überwinden, scheitern wir oft an der Auswahl der richtigen Tools. Das ist heutzutage leider immer noch sehr oft der Fall und das muss nicht sein!
Darum möchte ich erstmals eine Bestandsaufnahme machen, auf die entstehenden Probleme eingehen und Lösungen aufzeigen, wie man am diese am besten umgeht. Zum Schluss möchte ich dann noch anhand eines Tools im Detail zeigen wie der ideale Ablauf sein könnte.


IST-ZUSTAND

Wie schreibt man heute einen Text? Die gute alte Schreibmaschine hat lange ausgedient und so schreibt der Großteil heute wohl mit einer sogenannten Textverarbeitung auf dem Computer, Laptop oder auch Tablet. Das ist soweit nichts neues.
Jetzt habe ich in einem ersten Abschnitt meine Ideen „zu Papier“ gebracht und suche Hilfe und neuen Input zu meinen Inhalten bei anderen. Was machen jetzt die meisten Leute? Sie speichern das Dokument und verschicken es im Anhang einer eMail an eine, oder noch komplizierter, an mehrere Personen. Oder schon etwas besser: Legen es in einem Cloud-Speicher, einem Dienst der im Internet oder einem geschlossenen Netzwerk Daten bereitstellt, ab und gewähren anderen den Zugriff darauf.
Ist das Dokument heruntergeladen wird es einfach in der eigenen Textverarbeitung geöffnet. Jetzt werden Änderungen innerhalb des Dokumentes vorgenommen und dann wird es einfach wieder per Mail zurückgeschickt oder auf den Datenspeicher abgelegt.

 

PROBLEME

Beide Vorgehensweisen führen unweigerlich zu erheblichen Problemen und sind auf jeden Fall der schlechteste Weg um gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Warum?
DATEIFORMAT
Irgendeine Art Dokument an jemand anderen per eMail zu versenden oder im Netzwerk freizugeben setzt voraus, dass der Empfänger die gleiche Software nutzt, die benutzt wurde um das Dokument zu erstellen. Sonst ist das Gegenüber gar nicht in der Lage den Inhalt zu sehen, geschweige denn zu bearbeiten. In den meisten Fällen kann das zwar klappen, da die Verbreitung von Microsoft Office mittlerweile als „Quasi-Standard“ anzusehen ist, besser wäre aber ein Format zu nutzen auf das beide Seiten zurückgreifen können.
ÜBERSCHREIBEN
Nachdem Korrekturen innerhalb des Dokumentes vorgenommen wurden wird das Dokument gerne wieder unter dem gleichen Namen gespeichert. Der gewohnte schnelle Kurzbefehl per Tastatur verleitet dazu und schon gibt es von der gleichen Datei zwei Stände oder noch schlimmer die alte Datei wurde auf dem „Cloud-Speicher“ überschrieben.
ÄNDERUNGEN NACHVOLLZIEHEN
Wurde jetzt das Dokument schon einige Mal hin und hergeschickt kann irgendwann niemand mehr einzelne Änderungen nachvollziehen. Keiner weiss wer wann welche Änderung im Dokument gemacht hat.

 

DIE 3 BESTEN TOOLS

Um diese Probleme zu umgehen gibt es einige Lösungen, die einem alles an die Hand geben, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Ich möchte die 5 wichtigsten aufzeigen:
– Google Drive
Online Plattform zum Austausch und der Ablage von Dokumenten via Browser, zusätzlich gibt es aber auch Apps für Androiden und iOS. Zusätzlich beinhaltet die Plattform ein komplettes online Office Paket bestehend aus Google Docs, Sheets, Slides und Forms. Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten ist eine zentrale Funktion.
Drive bietet kostenlos 15GB Speicherplatz.
– Microsoft One Drive
Online Plattform zum Austausch und der Ablage von Dokumenten. Der Zugriff erfolgt via Browser, Apps oder den bekannten Client Anwendungen von Microsoft Office, Word, Excel, Powerpoint und OneNote. Es stehen auch vereinfachte Webversionen der bekannten Programme zur Verfügung. Gemeinsames Bearbeiten ist in allen Anwendungen möglich.
One Drive ist in der Basis Version kostenlos und bietet 5GB Speicherplatz.
– Apple iCloud
Online Plattform zum Austausch und der Ablage von Dokumenten. Der Zugriff erfolgt via Browser, direkt aus MacOS oder iOS oder aus den bekannten Client Anwendungen von Apple, Pages, Numbers und Keynote. Als Apple iWork stehen auch vereinfachte Webversionen der bekannten Programme zur Verfügung. Gemeinsames Bearbeiten ist in allen Anwendungen möglich.
iCloud bietet kostenlos 5GB Speicherplatz.
Nachdem ich alle Dienste schonmal genutzt habe, manchmal sogar zwei parallel, muss ich unterm Strich sagen, dass Google Drive für die meisten Anwender die beste Wahl ist. Günstig, schnell, flexibel, intuitiv und am umfangreichsten.


GOOGLE DRIVE IM DETAIL

Ich möchte hier einmal kurz darauf eingehen wie ihr Google Drive im Team nutzen könnt. Zur Nutzung des Dienstes benötigst du einen Google Account. Wenn du noch keinen hast, musst du dir einen anlegen. Dann gehst du auf
http://drive.google.com
Du kannst deine Dokumente einfach in der Cloud erstellen, so wie du es von deinen Office Anwendungen auf deinem Computer gewohnt bist und andere zur Mitarbtei an diesem Dokuemnt einladen. Jede Bearbeitung eines Dokumentes wird mit einem Zeitstempel und einem Kürzel des jeweiligen Bearbeiters versehen, so dass jede Änderung automatisch komplett transparent bleibt und ein lückenloser Verlauf entsteht. So kann man innerhalb dieses Verlauf auch ganz einfach zu Änderungen zurückgehen. Dabei wird niemals etwas überschrieben, sondern es wird einfach diese Version „nach vorne gestellt“! Sehr komfortabel.
Dateien können natürlich auch heruntergeladen werden. Aber bitte nicht um es per eMail zu verschicken… Dabei kann man zwischen den verschiedensten Zielformaten (pdf, txt, doc) wählen.
Möchte man fremde Dokumente, wie etwa ein hochgeladenes Microsoft Office Dokument bearbeiten, wird es erstmal nur als Vorschau angezeigt und wenn man auf bearbeiten klickt wird eine Kopie im Google Format gespeichert.

 

ZUSAMMENFASSUNG

Um heutzutage ein effektives, schnelles und sicheres Arbeiten im Team zu ermöglichen gibt es also definitiv bessere Wege als Dokumente per eMail zu verschicken oder auf einem Laufwerk im Netzwerk abzulegen.
Würde mich freuen wenn ihr von Euren Erfahrungen berichten würdet.

 

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