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Projekte planen im Team – Welche Fragen sind zu berücksichtigen?

Möchte man in einem Team ein gemeinsam gestecktes Ziel erreichen, kommt schnell der Ruf nach einer Planung „Lass das mal planen!“ Auch im Tonstudio gibt es immer wieder diesen Moment. Und dann schlagen sich manche auf die Seite die diesen „Planungskram“ für völlig überflüssig halten und einfach mal losrennen wollen. Andere fühlen sich direkt verantwortlich für die Planung und können ohne auch überhaupt nicht arbeiten, weil sie sich sonst von den ganzen Möglichkeiten und anfallenden Informationen überlaufen fühlen.
Ich möchte hier mehr darauf eingehen, was es zu beachten gilt wenn man einen Projektplan erstellen möchte und weniger auf die Tools mit denen man das umsetzen könnte. Das werde ich sicher in einem späteren Blog Artikel mal ausleuchten!

 

WO GENAU BEFINDEN WIR UNS?

Um eben nicht einfach blind loszurennen, gilt es zunächst mal eine Bestandsaufnahme zu machen und sich genau über die Ausgangssituation bewusst zu werden. Sammle einfach alles was du an Informationen bekommen kannst, werte erstmal nicht. Alles kann für den Projektverlauf wichtig sein, egal wie allgemein oder detailliert.

– Wie ist die aktuelle Ausgangssituation?
– Was liegt an Infos schon vor?
– Was ist schon definiert, was ist unklar?
– Was ist schon angeworfen worden?
– Wer ist schon im Team?

 

WARUM MACHEN WIR DAS PROJEKT?

Manchmal werden tatsächlich Projekte gestartet, ohne dass die Beteiligten genau wissen, warum man das eigentlich tut. Das ist vielleicht in unserem Umfeld so nicht vorstellbar, aber das soll es tatsächlich in großen Konzernen geben.
Wichtig ist also, dass alle wissen, warum man das Projekt angeht. Auch während des Projekts sollte bei Änderung der Rahmenbedingungen das „warum“ kontinuierlich hinterfragt werden.

– Was ist der Nutzen des Projekts?
– Gibt es übergeordnete Ziele?
– Ist das Projekt wirtschaftlich sinnvoll?
– Erhoffen wir uns einen positiven Effekt?

 

WAS MÖCHTEN WIR EIGENTLICH ERREICHEN?

Das ist meiner Meinung nach der wichtigste Punkt und die Berechtigung für das Anlegen einer Projektplanung. Alle Beteiligte sollten sich einig über diesen Punkt sein, denn wenn hier keine Einigkeit herrscht, kann am Ende auch nicht darüber entschieden werden ob das Projekt erfolgreich verlief oder nicht.
Hier sind also Missverständnisse und Konflikte vorprogrammiert. Stichwort ist hier ganz klar „Erwartungshaltung“: jeder hat eine andere und darüber sollten alle zu einem Konsens kommen bevor man loslegt.

– Was ist das Hauptziele?
– Was wollen wir links liegen lassen und nicht beachten?
– Was ist das Ergebnis am Ende des Projekts?

 

WER ARBEITET MIT UNS IM PROJEKT?

Das erscheint zunächst total trivial, aber hier ist nicht nur das Team gemeint, dass es zu definieren gilt, sondern vielleicht auch externe Personengruppen, die vielleicht durch das Projekt betroffen sind oder vielleicht auch einfach interessierte Personen.
Aber auch etwaige Gegner sollten gekonnt durch geschickte Maßnahmen mit eingebunden werden, so dass das Projekt erfolgreich verlaufen kann.

– Wer genau ist beteiligt?
– Welche externen Betroffenen oder Interessierten gilt es einzubinden?
– Wie wird das Team organisiert?

 

WIE KÖNNEN WIR DAS GESTECKTE ZIEL ERREICHEN?

Um unsere gestecktes Ziel zu erreichen gilt es nun den Rahmen zum definieren! Es erhält nun seine Struktur. Um nicht einfach nur den „großen Berg“ zu sehen, gilt es diesen auf kleine übersichtliche Aufgaben aufzuteilen. Sozusagen Schritt-für-Schritt. Hauptaufgaben gliedern sich dann hier nochmals in sogenannte Teilaufgaben. Das macht es übersichtlicher und lässt vor allen Dingen den Zeitaufwand und die entstehenden Kosten viel einfacher planen.

– Welche Hauptaufgaben gibt es?
– Was lässt sich auf mehrere Teilaufgaben herunter brechen?
– Gibt es vielleicht potentielle Risiken und wie kann man die „umschiffen“?

 

WANN WOLLEN WIR WAS ERREICHT HABEN?

Oft gibt es für ein Projekt eine sogenannte „Deadline“, einen unumstößlichen Termin, den es einzuhalten gilt. Dann ist es das einfachste von diesem Zeitpunkt zurückzurechnen, um die Aufgaben auf einer Zeitachse anzuordnen und den Starttermin zu definieren.

– Wann ist die Deadline?
– Teile die Aufgaben in Phasen ein
– Wieviel Zeit ist für die einzelnen Phasen vorgesehen?

 

WIE HOCH SIND DIE ANFALLENDEN KOSTEN?

Was wird das Projekt am Ende kosten? Neben dem Faktor „Zeit“ ist der Faktor „Geld“ meistens leider der bestimmendere.
Die einzelnen Phasen des Projekts benötigen bestimmte Aufwände und zum Teil auch Ressourcen. Damit ist eine Definition des Projektbudgets möglich. Manchmal gilt es aber auch genau umgekehrt zu arbeiten, es gibt eine Budgetvorgabe und mit der muss ausgekommen werden. Am Ende hilft die Kostenplanung aber auch bei der Überwachung des Projektfortschritts.

 

ZUSAMMENFASSUNG


Alle diese Punkte helfen einem zunächst einmal als eine Art Leitfaden bei der Projektplanung. Sie bilden sozusagen das Gerüst wenn du ein neues Projekt starten musst oder eins mitten im Projekt von jemand anderen übernehmen musst.


Wie gehst du neue Projekte an? Gehörst du zu den Projektleitern oder lässt du dich lieber an die Hand nehmen und durch ein Projekt navigieren? Schreibe mir doch einfach in die Kommentare!

 

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